Hội họp là điều mà chắc có lẽ không nhân viên hay sếp nào muốn. Các buổi họp thường vắt kiệt sinh lực của nhiều người, thậm chí lãng phí thời gian trong khi cần làm việc khác hơn. Tuy nhiên, các cuộc họp là thứ không thể tránh khỏi với mỗi công ty, tổ chức. Do đó, làm thế nào để tiết kiệm thời gian và đưa các cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất là một vấn đề mà hầu hết các tổ chức đặc biệt là các công ty startup cần quan tâm để cải thiện năng suất và mức độ hài lòng trong công việc cho tổ chức của mình. Ngoài các bước cơ bản để tổ chức buổi họp ở bài trước, trong bài viết này, tek4.vn sẽ cùng điểm lại những yếu tố cần tránh để buổi họp diễn ra hiệu quả hơn:
1. Điện thoại, laptop và các thiết bị công nghệ gây sao lãng
Một cuộc họp đạt hiệu quả cao thì ngoài yếu tố nội dung và cách tổ chức thì một trong các yếu tổ quan trọng khác ảnh hưởng là sự quan tâm và tập trung của các thành viên tham gia.
Việc một số thành viên không quan tâm đến nội dung cuộc họp, sao lãng, thậm chí bật điện thoại lướt web, đọc tin, chơi game hoặc đơn giản chỉ là thỉnh thoảng liếc mắt vào màn hình cũng ít nhiều làm ảnh hưởng đến cuộc họp. Việc này dù vô tình cũng làm cho chúng ta thiếu tập trung và thể hiện sự thiếu tôn trọng tập thể, làm hạn chế các hành vi giao tiếp bằng mắt và ngôn ngữ cơ thể do đó hạn chế khả năng tiếp thu thông tin từ cuộc họp.
Các thiết bị công nghệ như điện thoại hay laptop giúp cuộc sống và công việc của chúng ra tiện lợi hơn. Nhưng việc sử dụng chúng vào các thời điểm không thích hợp sẽ làm ảnh hưởng đến tập thể và những người xung quanh, đặc biệt gây ảnh hưởng không tốt trong hội họp.
Theo các nghiên cứu về hiệu quả làm việc của Đại học Texas, việc làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc thường làm suy giảm đáng kể hiệu suất. Bộ não của chúng ta thực tế giống như máy tính, bản chất của nó chỉ cho phép tại một thời điểm chỉ xử lý một nhiệm vụ. Khi thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc chúng ta sẽ bị quá tải và mất thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau và do đó làm giảm đáng kể hiệu suất. Do đó, việc vừa sử dụng điện thoại, laptop hoặc thiết bị công nghệ cao khác trong cuộc họp có thể gây sao lãng đáng kể và giảm đi hiệu quả của buổi họp. Một số công ty như Skift, United Shore, … không cho phép sử dụng các thiết bị điện tử như điện thoại hay laptop trong các buổi họp
2. Kéo dài thời gian họp và không có mục tiêu
Một cuộc họp không xác định được mục tiêu và thời gian kết thúc cụ thể hoặc để thời gian hạn chế quá nhiều sẽ khiến cuộc họp kéo dài một cách không cần thiết. Khi cuộc họp kéo dài hoặc không xác định thời gian tối đa để kết thúc, các ý kiến hoặc các chủ đề đã được thảo luận có thể bị lặp lại nhưng không đưa đến nhất trí gây lãng phí thời gian và làm buổi họp không hiệu quả. Một cuộc họp trực tiếp nội bộ nên giới hạn trong 10 phút, các cuộc họp nhóm trong vòng 25 phút và tránh để nhân viên sử dụng hơn 1h đồng hồ họp mỗi ngày.
Nếu một cuộc họp được rút ngắn từ 1 tiếng xuống còn 30 phút, điều đó có nghĩa là nhân viên có thể làm nhiều công việc khác mang lại lợi ích hơn cho công ty. Việc nghỉ giải lao giữa các cuộc họp dài có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn.
Thời gian của cuộc họp, thời điểm bắt đầu, kết thúc nên được quy định “cứng”. Việc đúng giờ hết sức quan trọng dù xảy ra bất cứ tình huống phát sinh nào. Nếu cuộc họp được quy định là 30 phút thì sau đúng 30 phút nó nên được kết thúc.
3. Lạm dụng slide khi thuyết trình
Việc sử dụng slide thuyết trình trong các buổi họp giờ đây trở lên là một yếu tố vô cùng phổ biến. Việc chuẩn bị một slide thuyết trình tốt khiến người nói tự tin hơn. Tuy nhiên, có một vấn đề thực tế xảy ra đó là rất nhiều người coi slide là công cụ vạn năng duy nhất để thể hiện quan điểm của mình. Có những người thậm chí còn chú thích mọi thứ vào slide, nói dựa hoàn toàn vào slide hoặc tệ hơn “đọc slide”. Điều này làm cho slide rất dài và nhàm chán.
CEO nổi tiếng của Amazon, Jeff Bezos là người có quan điểm khác về việc sử dụng slide khi trình bày ý tưởng. Ông đưa ra thách thức cấm sử dụng PowerPoint trong văn phòng làm việc và yêu cầu nhân viên phải đệ trình một bản tài liệu 6 trang giấy mỗi khi muốn trình bày ý tưởng nhằm khuyến khích tư duy phản biện với các vấn đề đơn giản. Điều này là một trong những yếu tố để thúc đẩy tính sáng tạo, hiệu quả và là một trong những lí do mà Amazon phát triển thành một trong những công ty lớn nhất thế giới.
4. Lùi thời gian họp vì chưa đủ người
Thật đáng ngạc nhiên khi theo một thống kê có đến 37% các buổi họp bắt đầu muộn hơn dự kiến và lí do phần lớn do một ai đó không đến đúng giờ. Trong đa số các trường hợp, sẽ có một vài người đến buổi họp sớm và họ bắt đầu trò chuyện tuy nhiên khi đã đến lúc bắt đầu buổi họp thì một vài người vẫn chưa đến. Việc có người đến muộn làm cho tâm lý mọi người tham gia cuộc họp không được thoải mái và làm giảm đáng kể hiệu quả buổi họp.
Tránh việc chờ đợi cuộc họp vì chưa đủ người. Đúng giờ là một yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu của cuộc họp và thể hiện sự chuyên nghiệp của chính những người tham gia cuộc họp. Hãy bắt đầu mọi cuộc họp đúng giờ. Khi đã đến giờ, hãy tiến hành họp, kể cả chưa đủ người. Dần dần mọi người sẽ được tạo thói quen họp đúng giờ.
5. Cuộc thông báo hoặc cuộc họp gắn kết
Các cuộc hội họp đều có mục đích chung là lấy ý kiến của các thành viên tham gia để quyết định các vấn đề. Do đó khi một cuộc họp mà không nhận được các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Vì nhiều lí do khác nhau như ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà mọi người tham gia cuộc họp không thể hiện ý kiến của mình. Điều này khiến việc họp trở lên vô nghĩa và mất thời gian một cách vô ích. Bởi nó hoàn toàn có thể được thay thế bằng một thông báo công việc đến mọi người bằng email thay vì đưa ra họp.
Với các mục đích để thông báo tin tức hay phổ biến chính sách cũng không nên tổ chức cuộc họp. Với các mục đích này có thể sử dụng tài liệu để phát cho các thành viên lấy ý kiến thay vì tổ chức các cuộc họp. Việc tổ chức một cuộc họp chỉ để chia sẻ thông tin làm lãng phí thời gian và tiền bạc của tổ chức. Chỉ nên tổ chức các cuộc họp cho một điều gì đó cần quyết định ngay chẳng hạn: “Đặt ngày ra mắt sản phẩm” hoặc “Chọn nhà phát triển phần mềm để thiết kế lại cơ sở dữ liệu”,…
Nhiều tổ chức ngoài các cuộc họp thông thường còn thường xuyên tổ chức các cuộc “họp gắn kết” nhằm tăng cường sự kết nối giữa các thành viên. Tuy nhiên ý tưởng này quả thực tệ hại. Các thành viên trong nhóm cần làm việc với nhau tốt hơn, nhưng không có nghĩa là họ cần thường xuyên gặp mặt chung trong các cuộc họp. Điều này vừa gây lãng phí thời gian vừa gây căng thẳng không cần thiết. Nhất là khi trong tổ chức tồn tại những người hay “chém gió”, những thành viên luôn phê phán hay phán xét. Điều này sẽ làm không khí các cuộc họp này trở lên ngột ngạt và làm giảm sự hài lòng của nhân viên. Các thành viên không cần phải đi chơi cùng nhau hay “dính chặt” lấy nhau để làm việc tốt hơn. Mọi người chỉ làm việc nhóm tốt khi quan hệ giữa họ chỉ liên hệ về mặt công việc. Các yếu tố riêng tư hoặc việc lạm dụng thời gian riêng cần có của các thành viên cho các buổi gặp mặt sẽ làm giảm đáng kể sự hài làng và về lâu về dài sẽ có rất nhiều các yếu tổ phát sinh ngoài mong muốn.
6. Cuộc họp lan man
Một cuộc họp lan man và không đúng chủ đề sẽ làm lãng phí thời gian của mọi thành viên. Việc lan man diễn ra khi các thành viên tham gia đưa ra quá nhiều ý kiến chưa được suy nghĩ chín muồi. Việc cho mọi người nói lên suy nghĩ của mình một cách tức thời, không thông báo trước nội dung buổi họp là một sai lầm nghiêm trọng khi tổ chức các cuộc họp. Để cuộc họp có hiệu quả các thành viên tham gia nên có đủ thời gian chuẩn bị sẵn những suy nghĩ của mình trước khi phát biểu.
Thêm vào đó là việc thực hiện các quyết định trong cuộc họp. Nhiều cuộc họp lớn diễn ra rất lâu để đưa đến những quyết định cuối cùng, tuy nhiên những quyết định này lại không gán được việc thực hiện và trách nhiệm cho ai. Cuối mỗi buổi họp cần xác định được rõ ràng công việc cần thực hiện sau buổi họp, ai, và khi nào cần thực hiện xong công việc đó. Trách nhiệm cần phải được xác định một cách rõ ràng, không mờ nhạt hoặc thiếu cụ thể. Khi một việc không được giao trách nhiệm có nghĩa là nó nhanh chóng trở thành trách nhiệm của không ai cả.
Cuộc họp có lan man hay không là do người chủ trì, điều hành. Người chủ trì phải kiểm soát được nội dung cuộc họp, thời gian cuộc họp và định hướng cuộc họp đi đúng hướng, xử lý các tình huống diễn ra trong cuộc họp một cách linh hoạt. Việc điều hành kém có thể làm cuộc họp lan man, xa dời mục tiêu và dập tắt hứng thú của người tham gia.
7. Bản tổng kết cuộc họp không tốt
Biên bản tổng kết là thứ không thể thiếu để ghi chú lại những điểm cốt lại được quyết định trong cuộc họp đặc biệt với những môi trường bận rộn và nhiều việc cần giải quyết. Hãy đảm bảo rằng các nội dung chính của cuộc họp được tổng hợp và gửi lại cho những người có liên quan sau cuộc họp để đảm bảo công việc trôi chảy.
Tuy nhiên, một biên bản không tóm tắt nội dung đã thống nhất mà thay vào đó là “tường thuật trực tiếp” diễn biến cuộc họp – nêu tên từng người kèm theo lời phát biểu (anh A nói gì, chị B trả lời sao…) cũng gây lãng phí thời gian không kém cho các thành viên tham gia. Bởi không ai biết ý kiến quyết nghị cuối cùng là gì. Nội dung duy nhất cần có trong biên bản cuộc họp là danh sách các công việc cần thực hiện, những gì đã được quyết định, những gì sẽ được thực hiện, và những người có trách nhiệm làm điều đó, thời hạn hoàn thành…
Trên đây là 7 sai làm cơ bản nên tránh đối với một cuộc họp. Nếu cảm thấy còn những yếu tố khác quan trọng hãy để lại bình luận bên dưới, và đừng quên theo dõi chuyên mục Quản trị @ để cập nhật những thông tin, những kỹ năng mới nhất trong quản trị và điều hành một doanh nghiệp công nghệ nhé!
