<p class="sapo" style="text-align: justify;">Hội họp l&agrave; điều m&agrave; chắc c&oacute; lẽ kh&ocirc;ng nh&acirc;n vi&ecirc;n hay sếp n&agrave;o muốn. C&aacute;c buổi họp thường vắt kiệt sinh lực của nhiều người, thậm ch&iacute; l&atilde;ng ph&iacute; thời gian trong khi cần l&agrave;m việc kh&aacute;c hơn. Tuy nhi&ecirc;n, c&aacute;c cuộc họp l&agrave; thứ kh&ocirc;ng thể tr&aacute;nh khỏi với mỗi c&ocirc;ng ty, tổ chức. Do đ&oacute;, l&agrave;m thế n&agrave;o để tiết kiệm thời gian v&agrave; đưa c&aacute;c cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất l&agrave; một vấn đề m&agrave; hầu hết c&aacute;c tổ chức đặc biệt l&agrave; c&aacute;c c&ocirc;ng ty startup&nbsp; cần quan t&acirc;m để cải thiện năng suất v&agrave; mức độ h&agrave;i l&ograve;ng trong c&ocirc;ng việc cho tổ chức của m&igrave;nh. Ngo&agrave;i c&aacute;c bước cơ bản để tổ chức buổi họp ở b&agrave;i trước, trong b&agrave;i viết n&agrave;y, <a href="https://tek4.vn">tek4.vn</a> sẽ c&ugrave;ng điểm lại những yếu tố cần tr&aacute;nh để buổi họp diễn ra hiệu quả hơn:</p>
<h3 class="sapo" style="text-align: justify;">1. Điện thoại, laptop v&agrave; c&aacute;c thiết bị c&ocirc;ng nghệ g&acirc;y sao l&atilde;ng</h3>
<p style="text-align: justify;">Một cuộc họp đạt hiệu quả cao th&igrave; ngo&agrave;i yếu tố nội dung v&agrave; c&aacute;ch tổ chức th&igrave; một trong c&aacute;c yếu tổ quan trọng kh&aacute;c ảnh hưởng l&agrave; sự quan t&acirc;m v&agrave; tập trung của c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n tham gia.</p>
<p style="text-align: justify;">Việc một số th&agrave;nh vi&ecirc;n kh&ocirc;ng quan t&acirc;m đến nội dung cuộc họp, sao l&atilde;ng, thậm ch&iacute; bật điện thoại lướt web, đọc tin, chơi game hoặc đơn giản chỉ l&agrave; thỉnh thoảng liếc mắt v&agrave;o m&agrave;n h&igrave;nh cũng &iacute;t nhiều l&agrave;m ảnh hưởng đến cuộc họp. Việc n&agrave;y d&ugrave; v&ocirc; t&igrave;nh cũng l&agrave;m cho ch&uacute;ng ta thiếu tập trung v&agrave; thể hiện sự thiếu t&ocirc;n trọng tập thể, l&agrave;m hạn chế c&aacute;c h&agrave;nh vi giao tiếp bằng mắt v&agrave; ng&ocirc;n ngữ cơ thể do đ&oacute; hạn chế khả năng tiếp thu th&ocirc;ng tin từ cuộc họp.</p>
<p style="text-align: justify;">C&aacute;c thiết bị c&ocirc;ng nghệ như điện thoại hay laptop gi&uacute;p cuộc sống v&agrave; c&ocirc;ng việc của ch&uacute;ng ra tiện lợi hơn. Nhưng việc sử dụng ch&uacute;ng v&agrave;o c&aacute;c thời điểm kh&ocirc;ng th&iacute;ch hợp sẽ l&agrave;m ảnh hưởng đến tập thể v&agrave; những người xung quanh, đặc biệt g&acirc;y ảnh hưởng kh&ocirc;ng tốt trong hội họp.</p>
<p style="text-align: justify;"><img class="aligncenter wp-image-3987" src="https://tek4.vn/public_files/3df98822-01d4-4b4e-95a7-3236f97aeb37" alt="Những sai lầm n&agrave;y khiến c&aacute;c cuộc họp trở l&ecirc;n nh&agrave;m ch&aacute;n v&agrave; thiếu hiệu quả: Từ sếp đến nh&acirc;n vi&ecirc;n đều n&ecirc;n biết" width="640" height="335" /></p>
<p style="text-align: justify;">Theo c&aacute;c nghi&ecirc;n cứu về hiệu quả l&agrave;m việc của Đại học Texas, việc l&agrave;m nhiều nhiệm vụ c&ugrave;ng l&uacute;c thường l&agrave;m suy giảm đ&aacute;ng kể hiệu suất. Bộ n&atilde;o của ch&uacute;ng ta thực tế giống như m&aacute;y t&iacute;nh, bản chất của n&oacute; chỉ cho ph&eacute;p tại một thời điểm chỉ xử l&yacute; một nhiệm vụ. Khi thực hiện qu&aacute; nhiều nhiệm vụ c&ugrave;ng l&uacute;c ch&uacute;ng ta sẽ bị qu&aacute; tải v&agrave; mất thời gian chuyển đổi giữa c&aacute;c nhiệm vụ kh&aacute;c nhau v&agrave; do đ&oacute; l&agrave;m giảm đ&aacute;ng kể hiệu suất. Do đ&oacute;, việc vừa sử dụng điện thoại, laptop hoặc thiết bị c&ocirc;ng nghệ cao kh&aacute;c trong cuộc họp c&oacute; thể g&acirc;y sao l&atilde;ng đ&aacute;ng kể v&agrave; giảm đi hiệu quả của buổi họp. Một số c&ocirc;ng ty như Skift, United Shore, ... kh&ocirc;ng cho ph&eacute;p sử dụng c&aacute;c thiết bị điện tử như điện thoại hay laptop trong c&aacute;c buổi họp</p>
<h3 style="text-align: justify;">2. K&eacute;o d&agrave;i thời gian họp v&agrave; kh&ocirc;ng c&oacute; mục ti&ecirc;u</h3>
<p style="text-align: justify;">Một cuộc họp kh&ocirc;ng x&aacute;c định được mục ti&ecirc;u v&agrave; thời gian kết th&uacute;c cụ thể hoặc để thời gian hạn chế qu&aacute; nhiều sẽ khiến cuộc họp k&eacute;o d&agrave;i một c&aacute;ch kh&ocirc;ng cần thiết. Khi cuộc họp k&eacute;o d&agrave;i hoặc kh&ocirc;ng x&aacute;c định thời gian tối đa để kết th&uacute;c, c&aacute;c &yacute; kiến hoặc c&aacute;c chủ đề đ&atilde; được thảo luận c&oacute; thể bị lặp lại nhưng kh&ocirc;ng đưa đến nhất tr&iacute; g&acirc;y l&atilde;ng ph&iacute; thời gian v&agrave; l&agrave;m buổi họp kh&ocirc;ng hiệu quả. Một cuộc họp trực tiếp nội bộ n&ecirc;n giới hạn trong 10 ph&uacute;t, c&aacute;c cuộc họp nh&oacute;m trong v&ograve;ng 25 ph&uacute;t v&agrave; tr&aacute;nh để nh&acirc;n vi&ecirc;n sử dụng hơn 1h đồng hồ họp mỗi ng&agrave;y.</p>
<p style="text-align: justify;">Nếu một cuộc họp được r&uacute;t ngắn từ 1 tiếng xuống c&ograve;n 30 ph&uacute;t, điều đ&oacute; c&oacute; nghĩa l&agrave; nh&acirc;n vi&ecirc;n c&oacute; thể l&agrave;m nhiều c&ocirc;ng việc kh&aacute;c mang lại lợi &iacute;ch hơn cho c&ocirc;ng ty. Việc nghỉ giải lao giữa c&aacute;c cuộc họp d&agrave;i c&oacute; thể gi&uacute;p nh&acirc;n vi&ecirc;n cảm thấy thoải m&aacute;i v&agrave; dễ chịu hơn.</p>
<p style="text-align: justify;">Thời gian của cuộc họp, thời điểm bắt đầu, kết th&uacute;c n&ecirc;n được quy định "cứng". Việc đ&uacute;ng giờ hết sức quan trọng d&ugrave; xảy ra bất cứ t&igrave;nh huống ph&aacute;t sinh n&agrave;o. Nếu cuộc họp được quy định l&agrave; 30 ph&uacute;t th&igrave; sau đ&uacute;ng 30 ph&uacute;t n&oacute; n&ecirc;n được kết th&uacute;c.</p>
<h3 style="text-align: justify;"><strong>3. Lạm dụng slide khi thuyết tr&igrave;nh<br /></strong></h3>
<p style="text-align: justify;">Việc sử dụng slide thuyết tr&igrave;nh trong c&aacute;c buổi họp giờ đ&acirc;y trở l&ecirc;n l&agrave; một yếu tố v&ocirc; c&ugrave;ng phổ biến. Việc chuẩn bị một slide thuyết tr&igrave;nh tốt khiến người n&oacute;i tự tin hơn. Tuy nhi&ecirc;n, c&oacute; một vấn đề thực tế xảy ra đ&oacute; l&agrave; rất nhiều người coi slide l&agrave; c&ocirc;ng cụ vạn năng duy nhất để thể hiện quan điểm của m&igrave;nh. C&oacute; những người thậm ch&iacute; c&ograve;n ch&uacute; th&iacute;ch mọi thứ v&agrave;o slide, n&oacute;i dựa ho&agrave;n to&agrave;n v&agrave;o slide hoặc tệ hơn "đọc slide". Điều n&agrave;y l&agrave;m cho slide rất d&agrave;i v&agrave; nh&agrave;m ch&aacute;n.</p>
<p style="text-align: justify;"><img class=" wp-image-3990 aligncenter" src="https://tek4.vn/public_files/f323a747-9766-4b24-bc73-510d72ed7b79" alt="https://tek4.vn/nhung-sai-lam-nay-khien-cac-cuoc-hop-tro-len-nham-chan-va-thieu-hieu-qua-tu-sep-den-nhan-vien-deu-nen-biet/" width="423" height="279" /></p>
<p style="text-align: justify;">CEO nổi tiếng của <a href="https://www.amazon.com/">Amazon</a>, Jeff Bezos l&agrave; người c&oacute; quan điểm kh&aacute;c về việc sử dụng slide khi tr&igrave;nh b&agrave;y &yacute; tưởng. &Ocirc;ng đưa ra th&aacute;ch thức cấm sử dụng PowerPoint trong văn ph&ograve;ng l&agrave;m việc v&agrave; y&ecirc;u cầu nh&acirc;n vi&ecirc;n phải đệ tr&igrave;nh một bản t&agrave;i liệu 6 trang giấy mỗi khi muốn tr&igrave;nh b&agrave;y &yacute; tưởng nhằm khuyến kh&iacute;ch tư duy phản biện với c&aacute;c vấn đề đơn giản. Điều n&agrave;y l&agrave; một trong những yếu tố để th&uacute;c đẩy t&iacute;nh s&aacute;ng tạo, hiệu quả v&agrave; l&agrave; một trong những l&iacute; do m&agrave; Amazon ph&aacute;t triển th&agrave;nh một trong những c&ocirc;ng ty lớn nhất thế giới.</p>
<h3 style="text-align: justify;"><strong>4. L&ugrave;i thời gian họp v&igrave; chưa đủ người</strong></h3>
<p style="text-align: justify;">Thật đ&aacute;ng ngạc nhi&ecirc;n khi theo một thống k&ecirc; c&oacute; đến 37% c&aacute;c buổi họp bắt đầu muộn hơn dự kiến v&agrave; l&iacute; do phần lớn do một ai đ&oacute; kh&ocirc;ng đến đ&uacute;ng giờ. Trong đa số c&aacute;c trường hợp, sẽ c&oacute; một v&agrave;i người đến buổi họp sớm v&agrave; họ bắt đầu tr&ograve; chuyện tuy nhi&ecirc;n khi đ&atilde; đến l&uacute;c bắt đầu buổi họp th&igrave; một v&agrave;i người vẫn chưa đến. Việc c&oacute; người đến muộn l&agrave;m cho t&acirc;m l&yacute; mọi người tham gia cuộc họp kh&ocirc;ng được thoải m&aacute;i v&agrave; l&agrave;m giảm đ&aacute;ng kể hiệu quả buổi họp.</p>
<p style="text-align: justify;">Tr&aacute;nh việc chờ đợi cuộc họp v&igrave; chưa đủ người. Đ&uacute;ng giờ l&agrave; một yếu tố cần thiết để đạt được mục ti&ecirc;u của cuộc họp v&agrave; thể hiện sự chuy&ecirc;n nghiệp của ch&iacute;nh những người tham gia cuộc họp. H&atilde;y bắt đầu mọi cuộc họp đ&uacute;ng giờ. Khi đ&atilde; đến giờ, h&atilde;y tiến h&agrave;nh họp, kể cả chưa đủ người. Dần dần mọi người sẽ được tạo th&oacute;i quen họp đ&uacute;ng giờ.</p>
<h3 style="text-align: justify;"><strong>5. Cuộc th&ocirc;ng b&aacute;o hoặc cuộc họp gắn kết<br /></strong></h3>
<p style="text-align: justify;">C&aacute;c cuộc hội họp đều c&oacute; mục đ&iacute;ch chung l&agrave; lấy &yacute; kiến của c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n tham gia để quyết định c&aacute;c vấn đề. Do đ&oacute; khi một cuộc họp m&agrave; kh&ocirc;ng nhận được c&aacute;c &yacute; kiến từ những th&agrave;nh vi&ecirc;n tham gia được coi l&agrave; một buổi họp thất bại. V&igrave; nhiều l&iacute; do kh&aacute;c nhau như ngại ph&aacute;t biểu quan điểm c&aacute; nh&acirc;n, sợ bị đ&aacute;nh gi&aacute;, g&oacute;p &yacute;&hellip; m&agrave; mọi người tham gia cuộc họp kh&ocirc;ng thể hiện &yacute; kiến của m&igrave;nh. Điều n&agrave;y khiến việc họp trở l&ecirc;n v&ocirc; nghĩa v&agrave; mất thời gian một c&aacute;ch v&ocirc; &iacute;ch. Bởi n&oacute; ho&agrave;n to&agrave;n c&oacute; thể được thay thế bằng một th&ocirc;ng b&aacute;o c&ocirc;ng việc đến mọi người bằng email thay v&igrave; đưa ra họp.</p>
<p style="text-align: justify;">Với c&aacute;c mục đ&iacute;ch để th&ocirc;ng b&aacute;o tin tức hay phổ biến ch&iacute;nh s&aacute;ch cũng kh&ocirc;ng n&ecirc;n tổ chức cuộc họp. Với c&aacute;c mục đ&iacute;ch n&agrave;y c&oacute; thể sử dụng t&agrave;i liệu để ph&aacute;t cho c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n lấy &yacute; kiến thay v&igrave; tổ chức c&aacute;c cuộc họp. Việc tổ chức một cuộc họp chỉ để chia sẻ th&ocirc;ng tin l&agrave;m l&atilde;ng ph&iacute; thời gian v&agrave; tiền bạc của tổ chức. Chỉ n&ecirc;n tổ chức c&aacute;c cuộc họp cho một điều g&igrave; đ&oacute; cần quyết định ngay chẳng hạn: &ldquo;Đặt ng&agrave;y ra mắt sản phẩm&rdquo; hoặc &ldquo;Chọn nh&agrave; ph&aacute;t triển phần mềm để thiết kế lại cơ sở dữ liệu&rdquo;,...</p>
<p style="text-align: justify;">Nhiều tổ chức ngo&agrave;i c&aacute;c cuộc họp th&ocirc;ng thường c&ograve;n thường xuy&ecirc;n tổ chức c&aacute;c cuộc "họp gắn kết" nhằm tăng cường sự kết nối giữa c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n. Tuy nhi&ecirc;n &yacute; tưởng n&agrave;y quả thực tệ hại.&nbsp; C&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n trong nh&oacute;m cần l&agrave;m việc với nhau tốt hơn, nhưng kh&ocirc;ng c&oacute; nghĩa l&agrave; họ cần thường xuy&ecirc;n gặp mặt chung trong c&aacute;c cuộc họp. Điều n&agrave;y vừa g&acirc;y l&atilde;ng ph&iacute; thời gian vừa g&acirc;y căng thẳng kh&ocirc;ng cần thiết. Nhất l&agrave; khi trong tổ chức tồn tại những người hay "ch&eacute;m gi&oacute;", những th&agrave;nh vi&ecirc;n lu&ocirc;n ph&ecirc; ph&aacute;n hay ph&aacute;n x&eacute;t. Điều n&agrave;y sẽ l&agrave;m kh&ocirc;ng kh&iacute; c&aacute;c cuộc họp n&agrave;y trở l&ecirc;n ngột ngạt v&agrave; l&agrave;m giảm sự h&agrave;i l&ograve;ng của nh&acirc;n vi&ecirc;n. C&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n kh&ocirc;ng cần phải đi chơi c&ugrave;ng nhau hay &ldquo;d&iacute;nh chặt&rdquo; lấy nhau để l&agrave;m việc tốt hơn. Mọi người chỉ l&agrave;m việc nh&oacute;m tốt khi quan hệ giữa họ chỉ li&ecirc;n hệ về mặt c&ocirc;ng việc. C&aacute;c yếu tố ri&ecirc;ng tư hoặc việc lạm dụng thời gian ri&ecirc;ng cần c&oacute; của c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n cho c&aacute;c buổi gặp mặt sẽ l&agrave;m giảm đ&aacute;ng kể sự h&agrave;i l&agrave;ng v&agrave; về l&acirc;u về d&agrave;i sẽ c&oacute; rất nhiều c&aacute;c yếu tổ ph&aacute;t sinh ngo&agrave;i mong muốn.</p>
<h3 style="text-align: justify;"><strong>6. Cuộc họp lan man<br /></strong></h3>
<p style="text-align: justify;">Một cuộc họp lan man v&agrave; kh&ocirc;ng đ&uacute;ng chủ đề sẽ l&agrave;m l&atilde;ng ph&iacute; thời gian của mọi th&agrave;nh vi&ecirc;n. Việc lan man diễn ra khi c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n tham gia đưa ra qu&aacute; nhiều &yacute; kiến chưa được suy nghĩ ch&iacute;n muồi. Việc cho mọi người n&oacute;i l&ecirc;n suy nghĩ của m&igrave;nh một c&aacute;ch tức thời, kh&ocirc;ng th&ocirc;ng b&aacute;o trước nội dung buổi họp l&agrave; một sai lầm nghi&ecirc;m trọng khi tổ chức c&aacute;c cuộc họp. Để cuộc họp c&oacute; hiệu quả c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n tham gia n&ecirc;n c&oacute; đủ thời gian chuẩn bị sẵn những suy nghĩ của m&igrave;nh trước khi ph&aacute;t biểu.</p>
<p style="text-align: justify;">Th&ecirc;m v&agrave;o đ&oacute; l&agrave; việc thực hiện c&aacute;c quyết định trong cuộc họp. Nhiều cuộc họp lớn diễn ra rất l&acirc;u để đưa đến những quyết định cuối c&ugrave;ng, tuy nhi&ecirc;n những quyết định n&agrave;y lại kh&ocirc;ng g&aacute;n được việc thực hiện v&agrave; tr&aacute;ch nhiệm cho ai. Cuối mỗi buổi họp cần x&aacute;c định được r&otilde; r&agrave;ng c&ocirc;ng việc cần thực hiện sau buổi họp, ai, v&agrave; khi n&agrave;o cần thực hiện xong c&ocirc;ng việc đ&oacute;. Tr&aacute;ch nhiệm cần phải được x&aacute;c định một c&aacute;ch r&otilde; r&agrave;ng, kh&ocirc;ng mờ nhạt hoặc thiếu cụ thể. Khi một việc kh&ocirc;ng được giao tr&aacute;ch nhiệm c&oacute; nghĩa l&agrave; n&oacute; nhanh ch&oacute;ng trở th&agrave;nh tr&aacute;ch nhiệm của kh&ocirc;ng ai cả.</p>
<p style="text-align: justify;">Cuộc họp c&oacute; lan man hay kh&ocirc;ng l&agrave; do người chủ tr&igrave;, điều h&agrave;nh. Người chủ tr&igrave; phải kiểm so&aacute;t được nội dung cuộc họp, thời gian cuộc họp v&agrave; định hướng cuộc họp đi đ&uacute;ng hướng, xử l&yacute; c&aacute;c t&igrave;nh huống diễn ra trong cuộc họp một c&aacute;ch linh hoạt. Việc điều h&agrave;nh k&eacute;m c&oacute; thể l&agrave;m cuộc họp lan man, xa dời mục ti&ecirc;u v&agrave; dập tắt hứng th&uacute; của người tham gia.</p>
<h3 style="text-align: justify;"><strong>7. Bản tổng kết cuộc họp kh&ocirc;ng tốt<br /></strong></h3>
<p style="text-align: justify;">Bi&ecirc;n bản tổng kết l&agrave; thứ kh&ocirc;ng thể thiếu để ghi ch&uacute; lại những điểm cốt lại được quyết định trong cuộc họp đặc biệt với những m&ocirc;i trường bận rộn v&agrave; nhiều việc cần giải quyết. H&atilde;y đảm bảo rằng c&aacute;c nội dung ch&iacute;nh của cuộc họp được tổng hợp v&agrave; gửi lại cho những người c&oacute; li&ecirc;n quan sau cuộc họp để đảm bảo c&ocirc;ng việc tr&ocirc;i chảy.</p>
<p style="text-align: justify;">Tuy nhi&ecirc;n, một bi&ecirc;n bản kh&ocirc;ng t&oacute;m tắt nội dung đ&atilde; thống nhất m&agrave; thay v&agrave;o đ&oacute; l&agrave; &ldquo;tường thuật trực tiếp&rdquo; diễn biến cuộc họp - n&ecirc;u t&ecirc;n từng người k&egrave;m theo lời ph&aacute;t biểu (anh A n&oacute;i g&igrave;, chị B trả lời sao&hellip;) cũng g&acirc;y l&atilde;ng ph&iacute; thời gian kh&ocirc;ng k&eacute;m cho c&aacute;c th&agrave;nh vi&ecirc;n tham gia. Bởi kh&ocirc;ng ai biết &yacute; kiến quyết nghị cuối c&ugrave;ng l&agrave; g&igrave;. Nội dung duy nhất cần c&oacute; trong bi&ecirc;n bản cuộc họp l&agrave; danh s&aacute;ch c&aacute;c c&ocirc;ng việc cần thực hiện, những g&igrave; đ&atilde; được quyết định, những g&igrave; sẽ được thực hiện, v&agrave; những người c&oacute; tr&aacute;ch nhiệm l&agrave;m điều đ&oacute;, thời hạn ho&agrave;n th&agrave;nh...</p>
<p style="text-align: justify;">Tr&ecirc;n đ&acirc;y l&agrave; 7 sai l&agrave;m cơ bản n&ecirc;n tr&aacute;nh đối với một cuộc họp. Nếu cảm thấy c&ograve;n những yếu tố kh&aacute;c quan trọng h&atilde;y để lại b&igrave;nh luận b&ecirc;n dưới, v&agrave; đừng qu&ecirc;n theo d&otilde;i <strong>chuy&ecirc;n mục Quản trị @</strong> để cập nhật những th&ocirc;ng tin, những kỹ năng mới nhất trong quản trị v&agrave; điều h&agrave;nh một doanh nghiệp c&ocirc;ng nghệ nh&eacute;!</p>

Admin

Những sai lầm này khiến các cuộc họp trở lên nhàm chán và thiếu hiệu quả: Từ sếp đến nhân viên đều nên biết

Cùng tác giả

Admin

Có liên quan